„Een algemeen beeld van
een gemeentesecretaris
is niet te geven"
4
Zelfstandig
Een volgend station op de reis langs de verschillende
facetten van het secretarisschap in een gemeente is het
functioneren van de secretaris ten opzichte van de
gemeenteraad, de raadscommissies, het college van
burgemeester en wethouders en de burgemeester.
Een eerste vereiste voor het goed functioneren van de
secretaris is, volgens Izeboud, het behulpzaam zijn bij
het besturen der gemeente. Niet dat hij zelf
daadwerkelijk bestuurt, maar wel dat hij zoveel
mogelijk bouwstenen aandraagt om een goed en
verantwoord bestuur mede te bewerkstelligen. Ten
aanzien van die bouwstenen merkt hij op dat de hulp
van het ambtelijk apparaat daarbij zeer belangrijk is.
„Zonder die hulp zou ik niet kunnen functioneren."
Daarbij dient overigens wel te worden aangetekend dat
de functie van de gemeentesecretaris een zelfstandige
functie is in het kader van de gemeentewet.
De positie van de secretaris wordt ten onrechte wel
eens geïdentificeerd met die van het college van
burgemeester en wethouders. Dat is niet juist.
De gemeentesecretaris is geen lid van het college; hij
is daarvan wel de secretaris. Dat houdt niet meer en
niet minder in: het bijwonen van de vergaderingen van
dat college, het bijhouden en notuleren van de daarin
genomen besluiten, de zorg voor een correcte
uitvoering van die besluiten en de zorg voor de
berichtgeving daaromtrent aan de direct betrokkenen.
Bij de feitelijke besluitvorming is hij dus op geen
enkele wijze betrokken; hij heeft daarbij alleen maar
een verklarende en adviserende inbreng, daarbij
steunend op adviezen van zijn medewerkers.
Datzelfde geldt overigens ook ten aanzien van
vergaderingen van de gemeenteraad. Ook hier wordt
uitsluitend advies gegeven ter voorbereiding op een
besluit.
Verbinding
Secretaris Izeboud heeft een duidelijke omschrijving
van zijn positie binnen het gemeentelijk bestel. Hij
noemt het, analoog naar een uitspraak van een
staatsman uit de negentiende eeuw, een trait d'union",
een tussenpersoon tussen het bestuur en het ambtelijk
apparaat. Dat houdt overigens wel in dat in principe
vele contacten tussen deze twee grootheden lopen via de
gemeentesecretaris.
„Je bent daardoor verplicht om op de hoogte te
blijven van alle ontwikkelingen op het gemeentelijk
niveau, zeker in de kleinere gemeenten. Maar je moet
in dat verband niet proberen om alles zelf te willen
behandelen en te verwerken. Je bent als het ware een
verbindingsschakel, die bij zich voordoende problemen
manifesteert als een „instantie" die uiteindelijk de
ambtelijke knopen doorhakt. Bij twijfel kun je dan
altijd nog de bestuurlijk verantwoordelijke personen
raadplegen."
Signaleren en coördineren
De positie van de gemeentesecretaris is er bovendien
een, die bij uitstek geschikt is om bepaalde zaken te
signaleren die voor verbetering vatbaar zijn. Op die
manier kan hij de gemeenschap óók ten dienste zijn.
„Ook in die gevallen neem je geen beslissing maar
rapporteer je alleen maar. Je kunt hooguit je best doen
door bepaalde gewenste veranderingen aan te geven.
Daarvoor zijn twee dingen vereist: een goed globaal
overzicht en volop oog voor de details."
Ook coördinatie is een belangrijk aspect van de
details. Als één van de vele voorbeelden in dit geval
noemt Izeboud de nieuwe Wet op de Stads- en
Dorpsvernieuwing, die per 1 januari van dit jaar moet
worden ingevoerd. „Daarmee kwamen erg veel
raakvlakken naar meerdere secretarie-afdelingen op
tafel. Voor mij lag daarbij duidelijk een stuk
management. Ik was dan ook „slechts" voorzitter van
de werkgroep, die de invoering in al haar facetten heeft
voorbereid."
Handtekening is bevestiging
Al pratend komen we toch nog even weer terecht bij
het feit dat veel brieven het stadhuis verlaten niet de
handtekening van de gemeentesecretaris erop.
„Dat betekent niet altijd dat ik het persoonlijk ook
eens ben met de inhoud van de brief, noch dat ik
persoonlijk mede die beslissing heb genomen. Die
handtekening betekent uitsluitend en alleen een
bevestiging van het feit dat een dergelijke beslissing is
genomen door de bestuurlijk verantwoordelijke
instantie, hetzij de gemeenteraad, hetzij het college van
burgemeester en wethouders. Mijn handtekening houdt
meer een bevestiging in van de besluitvorming van de
bestuurlijke lichamen.
Reactie op die brieven dienen dan ook nooit te
worden gericht aan de gemeentesecretaris maar aan de
bestuurder. En dat kan de burgemeester zijn, maar ook
een wethouder of de gemeenteraad..."
Duidelijk wordt dus dat de handtekening van de
secretaris niet meer en niet minder betekent dan dat
de inhoud van de brief overeenkomstig de genomen
beslissing is. De uiteindelijke verantwoordelijkheid
blijft ten allen tijde berusten bij de politiek
verantwoordelijke man of vrouw.
Een gemeentesecretaris kan derhalve nooit en te
nimmer ter verantwoording worden geroepen ten
aanzien van de feitelijke inhoud van de brief.
Openbaarheid en inspraak
Al jaren actueel is het onderwerp „openbaarheid en
inspraak voor de burger". Vorig jaar nog sprak de
gemeenteraad van Zierikzee zich uit tegen de invoering
van het spreekrecht „der burgerij" tijdens of
voorafgaande aan raadsvergaderingen.
Gemeentesecretaris Izeboud heeft daarover een
uitgesproken persoonlijke mening: „Als de
openbaarheid goed geregeld is dan moet in het stadium
van voorbereiding, voorafgaande aan een discussie in
de raad dus, aan het publiek voldoende gelegenheid
zijn geboden om een mening kenbaar te maken. Dat
kan gebeuren via mondelinge contacten of via
schriftelijke meningsuitwisselingcn.
Een andere mogelijkheid daartoe is het
gebruikmaken van het spreekrecht bij dc
vergaderingen van de verschillende adviescommissies.
Wanneer dat pas zou moeten of kunnen gebeuren bij
de behandeling van een collegevoorstel door dc
gemeenteraad, dan is men naar mijn idee te laat. Dc
raad dient op dat moment een afweging te maken van
de voors en dc tegens. En daarbij moeten dan de
ingediende bezwaren mede een rol spelen. Maar
wanneer dan pas dc bestaande bezwaren of meningen
kenbaar gemaakt worden, benadeelt dat alleen maar
een juiste besluitvorming."
„Pp die manier werkt de openbaarheid alleen maar
vertragend. Men krijgt volop de gelegenheid om bij
commissievergaderingen zijn of haar zegje te doen.
Maakt men daar geen gebruik van. dan kan met die
mening ook geen rekening worden gehouden."
Izeboud is in dat verband overigens wel van mening
dat ook in Zierikzee, behalve de nu al openbare, nog
best enkele andere commissievergaderingen voor
openbaarheid in aanmerking komen: „Dat bevordert
alleen maar het begrip van de bevolking voor de
uiteindelijk genomen beslissingen."
Het zal duidelijk zijn: zoals Izeboud tijdens ons
gesprek al meerdere malen duidelijk heeft laten
blijken, heeft hij het in Zierikzee in zijn functie als
gemeentesecretaris erg naar zijn zin. Of, om met zijn
eigen woorden te spreken: „Zierikzee is een gemeente
waar je, als je daar van houdt, inhoudelijk nog met erg
veel zaken bezig kan zijn. En dat bevredigt mij erg in
Zierikzee. Dat komt nog steeds volledig overeen met
mijn instelling ten opzichte van mijn beroep en met
mijn mening ten aanzien van de juiste invulling
ervan."
Tekst: Marien Kaat
Foto's: Johan D. C. Berrevoets
ZIERIKZEE De functie van gemeentesecretaris in een gemeente blijkt in de
praktijk voor velen een niet nader te omschrijven zaak te zijn. Toch komen
velen direct of indirect met het werk van die ambtenaar in aanraking.
Je kunt bijna geen brief ontvangen van de gemeente of er staat wel een
handtekening onder van de gemeentesecretaris.
Je kunt geen gemeenteraadsvergadering bijwonen of die man of vrouw is
druk in de weer met het aandragen of wegleggen van grote dossiers, die alle
stukken bevatten betreffende het aan de orde zijnde agendapunt. Desgevraagd
geeft hij daarop de nodige toelichting aan de raadsleden.
Bij vele officiële gelegenheden ten stadhuize is ook de gemeentesecretaris
aanwezig, vaak in het gezelschap van het college van b en w.
Wat houdt zijn functie nu eigenlijk in? Welke invloed oefent hij uit? Wat kan
hij voor je doen? Over deze en andere vragen, die bij velen leven, hadden we
een gesprek met de heer A. G. Izeboud, de gemeentesecretaris van Zierikzee
sinds een zevental jaren.
zeker goed op de hoogte moet zijn van wat er in de
gemeente leeft en wat zich op het politieke vlak
afspeelt. En juist die veelzijdigheid is iets wat me in
Zierikzee erg aantrekt."
Maar zoals bij elk beroep zal ook hier wel gelden dat
het kunnen trekken van een dergelijke conclusie sterk
afhankelijk is van de eigenschappen van de persoon in
kwestie en van de wensen, die hijzelf heeft ten opzichte
van het op juiste kunnen vervullen van zijn beroep.
Een niet te verwaarlozen factor hierbij is in dit geval
de vrijheid en gebondenheid, welke door het
gemeentebestuur worden opgelegd. Want uiteindelijk
is de gemeentesecretaris in dienst van de gemeente met
als hoogste baas de raad.
Izeboud steekt echter niet onder stoelen of banken
dat hij in dat opzicht heel goed kan functioneren: „ïk
krijg in Zierikzee, geheel volgens mijn wens, ruim
voldoende speelruimte om mij in mijn werk goed te
kunnen ontplooien."
Per gemeente verschillend
Zoals aan het begin van dit verhaal werd gesteld: dé
gemeentesecretaris bestaat niet. Zijn functie wordt per
gemeente verschillend, ingevuld door het
gemeentebestuur. Zij legt de regels vast en het kader,
Izeboud, een rustige veertiger die op
een heldere en soms amusante wijze
tijdens ons gesprek de mistflarden rond
de functie van gemeentesecretaris laat
oplossen. De plaats van handeling is
zijn schitterende werkkamer in het
Zierikzeese stadhuis, waar in vroeger
eeuwen de thesaurier zetelde (de
thesaurier was vroeger de beheerder van
de geldmiddelen van de stad - red.).
Zoals uit zijn verhaal zal blijken is de
huisvesting van de Zierikzeese
gemeentesecretaris dus min of meer ook
historisch verantwoord.
In het gesprek wordt al heel snel duidelijk dat je
niet kunt spreken dé gemeentesecretaris in het
algemeen. Zelfs de zes gemeentesecretarissen op
Schouwen-Duiveland zijn qua functie-invulling niet
over één kam te scheren, verre van dat zelfs.
Bepalend is de situatie per gemeente, het aantal
inwoners en het beleid dat een gemeente voert, en met
name het laatste is weer sterk afhankelijk van de
samenstelling van de gemeenteraad en van het college
van burgemeester en wethouders.
De gemeentesecretaris wordt benoemd, na een open
sollicitatieprocedure, door een meerderheid van de
gemeenteraad. Die benoeming zal in de regel
plaatsvinden na een uitvoerige selectie: de man in
kwestie wordt per slot van rekening hoofd van het
ambtelijk apparaat (de gemeentesecretarie), hetgeen
hoge eisen met zich meebrengt.
De post van gemeentesecretaris is overigens niet iets
van de laatste tijd. Al sinds de invoering van de
gemeentewet in 1851, van de hand van de grote
staatsman Thorbecke, is elke gemeente in Nederland
wettelijk verplicht om zo'n ambtenaar aan te stellen.
Ook vóór die tijd kende men overigens al soortgelijke
ambten.
Geen speciale opleiding
Hoe wordt je eigenlijk gemeentesecretaris? Voor zover
ons bekend is er in ons land geen „School voor
Gemeentesecretarissen", waar je een speciale opleiding
in die richting kunt volgen, constateren we schertsend.
Izeboud laat in zijn antwoord duidelijk uitkomen dat
een dergelijke opleiding er niet is en dat zoiets ook
totaal geen zin zou hebben omdat per gemeente de
gestelde eisen verschillend kunnen zijn: „Een uniforme,
afrondende opleiding zou zijn doel volledig voorbij
schieten."
Hij vertelt dat in veel van de kleinere gemeenten, tot
zo'n 40.000 a 50.000 inwoners, de secretarissen veelal
uit de praktijk komen. Het zijn daar vaak door de wol
geverfde ambtenaren die solliciteren naar die functie,
of daar ook wel voor worden gevraagd. Zij hebben dan
al vele jaren gewerkt op meerdere afdelingen.
„Opvallend is echter dat bij grotere gemeenten, zeg
maar vanaf een inwonertal van 50.000, de opleiding en
ervaring in gemeentezaken een wat minder grote rol
spelen. In die gemeenten wordt meer de nadruk gelegd
op de kwaliteiten voor het leiderschap en de feeling
voor management, dan op de eis dat men inzicht en
doorzicht heeft in alle gemeentelijke zaken. Op dat
niveau wordt er van je verlangd dat je de teugels vast
houdt en de kar in het juiste spoor houdt en/of tijdig
bijstuurt. Je staf van personeel dient zorg te dragen
voor een correcte uitvoering van de meer
gedetailleerde onderdelen."
Als voorbeeld noemt Izeboud een middelgrote
gemeente in Zuid-Holland, waar een ingenieur is
aangesteld als gemeentesecretaris zonder enige ervaring
binnen het ambtelijk apparaat. ..Daaruit blijkt dat
voornamelijk de kwaliteiten als manager als leidraad
gelden in die gemeente. Voor al het reguliere werk heb
je een grote staf van personeel tot je beschikking, zodat
je je ook daadwerkelijk kunt bepalen tot de grote
lijnen."
Midden in de werkelijkheid
Izeboud geeft in dit opzicht evenwel té kennen dat hij
persoonlijk juist het minder grootschalige werk
ambieert, een uitspraak die waarschijnlijk ook wel zal
opgaan voor zijn vijf collega's op het eiland.
„Hier sta jc met beide voeten midden in de
gemeente, midden in de dagelijkse werkelijkheid en
heb jc een overzicht op alles wat er in de gemeente
speelt. Dat maakt voor mij het werk juist zo
interessant. Mijn persoonlijke mening is: hoe kleiner
de. bezetting van de secretarie is, des te groter wordt
het aantal raakvlakken van je eigen werk. Je bent dan
des te meer direct betrokken bij èn de voorbereidende
en de uitvoerende zaken. En dat bevordert naar mijn
smaak alleen maar dc veelzijdigheid van het beroep."
„Een dergelijke situatie vereist trouwens wel van je
dat je van erg veel zaken verstand moet hebben, en zeer
waarbinnen de secretaris moet werken. Het ligt dan
verder aan de man in kwestie of hij zich daarin kan
vinden en ontplooien. De aard en de indeling van de
werkzaamheden en de omvang van de
verantwoordelijkheden zijn plaatsgebonden en daarom
ook kan de situatie per gemeente verschillen, mede
afhankelijk van de opzet, de organisatie en de
specifieke problemen van een gemeente.
In dc ogen van Izeboud heeft Zierikzee al bij
voorbaat écn belangrijk voordeel: „Er is hier gelukkig
geen sprake van dislocatie, van meerdere kernen
binnen één gemeente. Iedere kern of ieder centrum
heeft uiteindelijk zijn eigen eisen en verlangens ten
opzichte van het bestuur en de vervulling van
specifieke wensen."
