Rangschik al je taken in een to-dolijst Het planten van de bloembollen, belastingaangifte doen of dat kapotte lampje vervangen. De hele dag door poppen taken op in ons hoofd. Met deze tips en trucs krijg je ze echt gedaan. 27 e eerste stap: een to-dolijst I op papier zetten, zegt professioneel organizer Martine Vecht (50) uit Gouda. Zij helpt mensen een persoonlijk takensysteem te ontwikkelen en schreef onder meer het boek Het ABC van plannen, organi seren en optimaliseren. ,,Ons hoofd is niet zo'n betrouwbaar opslagsys teem. Vaak herinneren je hersenen je er op onhandige momenten aan dat je bepaalde taken nog moet doen, bijvoorbeeld als je onder de douche staat.'' Dat heet het Zeigarnik-effect, genoemd naar een Russische psycho loog. Je bewaart informatie in je geheugen tot de taak voltooid is. Zo raakt je hoofd steeds voller en dat zorgt voor onrust en stress. Uit je hoofd en op papier dus. Maar hoe stel je zo'n zo'n to-dolijst op? ,,Ik zie vaak dat mensen geen onder scheid maken tussen taken en acties'', zegt Els Jacobs (54). Ze is eigenaar van De HuishoudCoach, een bedrijf dat mensen thuis en op hun werk helpt orde op zaken te stellen. ,,Een taak kun je niet uitvoe ren zonder deze onder te verdelen in acties. Anders weet je niet waar je moet beginnen en blijf je vastlopen.'' Acties zijn volgens Jacobs hande lingen die tussen de vijf en vijftien minuten duren en samen een taak vormen. Een taak is bijvoorbeeld je belastingaangifte doen, een actie is je jaaroverzicht downloaden uit het administratiesysteem van je werk. Een andere valkuil is volgens Vecht dat taken op de to-dolijst geen tijds duur en deadline hebben. „Mensen overschatten vaak hun potentieel, hun spankracht", zegt ze. ,,Zo maken ze een veel te lange takenlijst en kiezen ze geen focus.'' Volgens de professionele organizer is het belang- BULLET JOURNAL rijk dat je bij elke taak een inschat ting maakt van hoelang je ermee bezig bent, wanneer je het af wilt hebben en of daar tijd voor is in je agenda. Een goede to-dolijst maken kan lastig zijn, blijkt uit onderzoek van de takenlijstjesapp I Done This. De helft van de taken in deze app werd binnen een dag afgerond, maar bij 41 procent van de taken gebeurde dat nooit. 15 procent van de uitgevoerde taken stond niet eens op de lijst. Dat moet toch anders kunnen? Een goede to-dolijst voldoet aan een aan tal voorwaarden. HuishoudCoach Jacobs zet ze op een rij: STAP 1 Pak een pen en papier, ga er even goed voor zitten en schrijf alle taken op die in je hoofd zitten, hoe vaag en klein ze ook zijn. Jacobs noemt dit de 'moederlijst'. Dit overzicht vormt de basis voor je to-dolijst en zorgt ervoor dat je hoofd leeg is. Zo kun je beter beslissen welke taak je wel en niet doet, en hóe je de taken uitvoert. Deze stap is vooral voor mensen die in stap 1 een heel lange lijst hebben opgesteld, van tien taken of meer. Jacobs: ,,Ik zie weleens dat mensen lijsten hebben met 150 taken erop. Je kunt ze dan niet allemaal uitvoeren, dat is on menselijk. DIGITAAL Het kan helpen de taken een prioriteit van 1, 2, of 3 te geven, zodat je weet met welke taak je moet beginnen. Zorg er in dat geval wel voor dat niet meer dan 10 procent van de taken op je lijst een prioriteit 1 krijgt.'' Nu de taken duidelijk zijn, kun je daar verschillende acties bij formuleren. ,,Vraag jezelf af: wat is het allereerste dat je moet doen om een taak te volbrengen? Stel, je taak is een nieuwe keuken regelen, dan kun je als eerste actie uitzoeken welke kleur en maat keukenkastjes je wilt hebben. Zo vertaal je een abstracte taak naar praktisch uitvoerbare acties.'' „Formuleer bij elke actie een werkwoord in de gebiedende wijs, zoals: 'Bel de opticien voor een afspraak', of: 'Koop fiets- lampjes'. Zo concretiseer je je actie en kun je in één oogopslag zien bij welke acties min of meer de zelfde handelingen horen. Ge lijksoortige acties kun je vervol gens tegelijk uitvoeren. Handel bijvoorbeeld alle telefoontjes in één keer af, doe een rondje door de stad om alles te kopen wat je nodig hebt en betaal in één keer alle rekeningen. Aan het begin van elke dag kies je drie punten van je actielijst. Dit noemt Jacobs de 'harde targets', oftewel de taken die op die dag moeten gebeuren. ,,Als die gedaan zijn, mag je tevreden zijn. Zelfs al staan er nog twintig acties op de lijst, je bent weer een stapje dichter bij het einde.'' Een manier om je actielijst kort te houden is elke actie die je binnen vijf minuten kunt uitvoeren meteen af te handelen. Hoe korter je to-dolijst is, hoe bemoedigender. ,,Het zorgt ervoor dat er een flow door je dag blijft gaan en je actielijst kort blijft.'' GO ZATERDAG 2 MEI 2020 D Van te doen naar gedaan ANNELIES BONTJES Maak een lijst van alle taken die je moet doen. STAP 2 Rangschik de taken door ze te bestempelen als prioriteit 1, 2 of 3. Een bullet journal is populair voor het maken van to-do- lijsten. Dit systeem van de Ameri kaanse ontwerper Ryder Carroll is een agenda, dag boek en to-dolijst in één. Vooral creatievelingen houden graag zo hun taken bij. Op Instagram levert #bulletjournal ruim 5 miljoen hits aan inspiratie op. Hoewel de meeste boekwinkels boek jes voor bullet journals verkopen, kun je er ook zelf een maken. Daar voor heb je een notitieblok nodig met ruitjes of punt jes, een liniaal en gekleurde pennen. De eerste pagina's laat je leeg, dit wordt je inhouds opgave die zich steeds verder uitbreidt. Vervol gens maak je een legenda waarmee je de taken van elkaar kunt onder scheiden. Daarna volgen een jaar-, maand- en week planning. In een 11 miljoen keer bekeken instructiefilmpje legt Carroll de ins en outs van een bullet journal uit. /(■LEuk m heukzm Houd je liever een digitale to-dolijst bij? Een scala aan apps, zoals I Done This, Wunderlist en Any.do, kan je op weg helpen. Voor deel van een digitale taken- lijst is dat je deze kunt delen met bijvoorbeeld collega's of vrienden. Volbrachte taken met elkaar delen werkt bovendien motiverend. STAP 3 Vertaal de drie belangrijkste taken met prioriteit 1 in concrete acties. STAP 4 Begin alle acties met een werkwoord. STAP 5 Wijs drie taken per dag aan als harde targets. STAP 6 Doe alles wat minder dan vijf minuten kost meteen. &U).

Krantenbank Zeeland

Provinciale Zeeuwse Courant | 2020 | | pagina 75