Rangschik al je taken in een to-dolijst
Het planten van de bloembollen,
belastingaangifte doen of dat kapotte lampje
vervangen. De hele dag door poppen taken op
in ons hoofd. Met deze tips en trucs
krijg je ze echt gedaan.
27
e eerste stap: een to-dolijst
I op papier zetten, zegt
professioneel organizer
Martine Vecht (50) uit
Gouda. Zij helpt mensen
een persoonlijk takensysteem te
ontwikkelen en schreef onder meer
het boek Het ABC van plannen, organi
seren en optimaliseren. ,,Ons hoofd is
niet zo'n betrouwbaar opslagsys
teem. Vaak herinneren je hersenen je
er op onhandige momenten aan dat
je bepaalde taken nog moet doen,
bijvoorbeeld als je onder de douche
staat.'' Dat heet het Zeigarnik-effect,
genoemd naar een Russische psycho
loog. Je bewaart informatie in je
geheugen tot de taak voltooid is. Zo
raakt je hoofd steeds voller en dat
zorgt voor onrust en stress.
Uit je hoofd en op papier dus. Maar
hoe stel je zo'n zo'n to-dolijst op?
,,Ik zie vaak dat mensen geen onder
scheid maken tussen taken en
acties'', zegt Els Jacobs (54). Ze is
eigenaar van De HuishoudCoach,
een bedrijf dat mensen thuis en op
hun werk helpt orde op zaken te
stellen. ,,Een taak kun je niet uitvoe
ren zonder deze onder te verdelen in
acties. Anders weet je niet waar je
moet beginnen en blijf je vastlopen.''
Acties zijn volgens Jacobs hande
lingen die tussen de vijf en vijftien
minuten duren en samen een taak
vormen. Een taak is bijvoorbeeld je
belastingaangifte doen, een actie is je
jaaroverzicht downloaden uit het
administratiesysteem van je werk.
Een andere valkuil is volgens Vecht
dat taken op de to-dolijst geen tijds
duur en deadline hebben. „Mensen
overschatten vaak hun potentieel,
hun spankracht", zegt ze. ,,Zo maken
ze een veel te lange takenlijst en
kiezen ze geen focus.'' Volgens de
professionele organizer is het belang-
BULLET JOURNAL
rijk dat je bij elke taak een inschat
ting maakt van hoelang je ermee
bezig bent, wanneer je het af wilt
hebben en of daar tijd voor is in je
agenda.
Een goede to-dolijst maken kan
lastig zijn, blijkt uit onderzoek van
de takenlijstjesapp I Done This. De
helft van de taken in deze app werd
binnen een dag afgerond, maar bij 41
procent van de taken gebeurde dat
nooit. 15 procent van de uitgevoerde
taken stond niet eens op de lijst.
Dat moet toch anders kunnen? Een
goede to-dolijst voldoet aan een aan
tal voorwaarden. HuishoudCoach
Jacobs zet ze op een rij:
STAP 1
Pak een pen en
papier, ga er
even goed
voor
zitten en
schrijf
alle taken op die in je hoofd zitten,
hoe vaag en klein ze ook zijn. Jacobs
noemt dit de 'moederlijst'.
Dit overzicht vormt de basis voor je
to-dolijst en zorgt ervoor dat je hoofd
leeg is. Zo kun je beter beslissen
welke taak je wel en niet doet, en hóe
je de taken uitvoert.
Deze stap is vooral voor mensen die
in stap 1 een heel lange lijst hebben
opgesteld, van tien taken of meer.
Jacobs: ,,Ik zie weleens dat mensen
lijsten hebben met 150 taken erop.
Je kunt ze dan niet allemaal
uitvoeren, dat is on
menselijk.
DIGITAAL
Het kan helpen de taken een
prioriteit van 1, 2, of 3 te geven,
zodat je weet met welke taak je
moet beginnen. Zorg er in dat
geval wel voor dat niet meer dan
10 procent van de taken op je lijst
een prioriteit 1 krijgt.''
Nu de taken duidelijk zijn, kun je
daar verschillende acties bij
formuleren. ,,Vraag jezelf af: wat
is het allereerste dat je moet doen
om een taak te volbrengen? Stel,
je taak is een nieuwe keuken
regelen, dan kun je als eerste
actie uitzoeken welke kleur en
maat keukenkastjes je wilt
hebben. Zo vertaal je een
abstracte taak naar praktisch
uitvoerbare acties.''
„Formuleer bij elke actie een
werkwoord in de gebiedende
wijs, zoals: 'Bel de opticien voor
een afspraak', of: 'Koop fiets-
lampjes'.
Zo concretiseer je je actie en
kun je in één oogopslag zien bij
welke acties min of meer de
zelfde handelingen horen. Ge
lijksoortige acties kun je vervol
gens tegelijk uitvoeren. Handel
bijvoorbeeld alle telefoontjes in
één keer af, doe een rondje door
de stad om alles te kopen wat je
nodig hebt en betaal in één keer
alle rekeningen.
Aan het begin van elke dag kies je
drie punten van je actielijst. Dit
noemt Jacobs de 'harde targets',
oftewel de taken die op die dag
moeten gebeuren. ,,Als die
gedaan zijn, mag je tevreden zijn.
Zelfs al staan er nog twintig
acties op de lijst, je bent weer een
stapje dichter bij het einde.''
Een manier om je actielijst kort
te houden is elke actie die je
binnen vijf minuten kunt
uitvoeren meteen af te handelen.
Hoe korter je to-dolijst is, hoe
bemoedigender. ,,Het zorgt
ervoor dat er een flow door je dag
blijft gaan en je actielijst kort
blijft.''
GO ZATERDAG 2 MEI 2020
D
Van te doen
naar gedaan
ANNELIES BONTJES
Maak een lijst van alle
taken die je moet
doen.
STAP 2
Rangschik de taken door ze te
bestempelen als prioriteit 1, 2 of 3.
Een bullet journal is
populair voor het
maken van to-do-
lijsten. Dit systeem
van de Ameri
kaanse ontwerper
Ryder Carroll is
een agenda, dag
boek en to-dolijst
in één. Vooral
creatievelingen
houden graag zo
hun taken bij. Op
Instagram levert
#bulletjournal ruim
5 miljoen hits aan
inspiratie op.
Hoewel de meeste
boekwinkels boek
jes voor bullet
journals verkopen,
kun je er ook zelf
een maken. Daar
voor heb je een
notitieblok nodig
met ruitjes of punt
jes, een liniaal en
gekleurde pennen.
De eerste pagina's
laat je leeg, dit
wordt je inhouds
opgave die zich
steeds verder
uitbreidt. Vervol
gens maak je een
legenda waarmee
je de taken van
elkaar kunt onder
scheiden. Daarna
volgen een jaar-,
maand- en week
planning.
In een 11 miljoen
keer bekeken
instructiefilmpje
legt Carroll de ins
en outs van een
bullet journal uit.
/(■LEuk m
heukzm
Houd je liever
een digitale
to-dolijst bij?
Een scala aan
apps, zoals
I Done This,
Wunderlist en
Any.do, kan
je op weg
helpen. Voor
deel van een
digitale taken-
lijst is dat je
deze kunt
delen met
bijvoorbeeld
collega's of
vrienden.
Volbrachte
taken met
elkaar delen
werkt
bovendien
motiverend.
STAP 3
Vertaal de drie belangrijkste
taken met prioriteit 1 in
concrete acties.
STAP 4
Begin alle acties met een
werkwoord.
STAP 5
Wijs drie taken per dag aan als
harde targets.
STAP 6
Doe alles wat minder dan vijf
minuten kost meteen.
&U).