15
BETAALME.NU
Uitsluiten kun je het nooit, maar er
zijn talloze manieren om de kans op
een (te) late betaling van je facturen
zo veel mogelijk te beperken. Dat
begint al bij compleet en duidelijk
zijn in je factuur en ook het betaal-
gemak voor de klant speelt een rol.
Acht tips voor een snellere betaling
en optimaal debiteurenbeheer.
Tekst Ezra Hakze en Bart Remmers
De onderstaande afvinklijst voor facturatie houd je scherp en kan helpen
om sneller betaald te krijgen. Sommige tips en adviezen lijken open
deuren, maar worden vaak over het hoofd gezien bij het factureren:
Check kredietwaardigheid
II Screen en check een nieuwe klant op kredietwaardigheid bij de Kamer van
Koophandel voordat je er zaken mee doet.
Vermijd misverstanden
Zorg als eerste voor foutloze facturen en stuur deze zo snel mogelijk naar de
klant. Dat is logisch, maar gaat toch geregeld mis. Er mag geen enkel misver
stand mogelijk zijn over geleverde diensten en bedragen. Een klant moet
direct zien waar de factuur over gaat, zodat hij deze snel goedkeurt en
doorstuurt voor betaling.
Wees compleet
Een factuur moet compleet zijn en voldoen aan alle eisen van de Belasting
dienst. Denk aan verplichte vermeldingen als naam en vestigingsadres van je
bedrijf en de klant, je KvK-nummer, btw-nummer, het factuurnummer, de fac
tuurdatum, omvang van de diensten of goederen en het btw-tarief. Vergeet
ook het juiste ordernummer en de eventuele bijlagen niet.
Gebruik het nieuwe btw-identificatienummer vanaf 2020
Vanaf het nieuwe jaar moet je gebruik gaan maken van een nieuw btw-nummer,
dat om privacyredenen niet meer gebaseerd is op je burgerservicenummer.
Dit najaar heeft de Belastingdienst ondernemers al op de hoogte gesteld van
hun nieuwe btw-identificatienummer en vanaf januari moet die dus ook op
uitgaande facturen staan. Het btw-id is bedoeld voor zakelijke communicatie
en moet ook op je website en briefpapier worden vermeld.
Zorg voor betaalgemak
Veel mkb-ondernemers zijn er al aan gewend om hun facturen elektronisch
te versturen. Dat geldt echter niet altijd voor de opvolging. Het is daarom
van belang dat ook dit onderdeel van het factureringproces goed is ingericht.
Een ondernemer heeft daarbij tal van mogelijkheden, van direct elektronisch
betalen (bijvoorbeeld iDeal), via een serviceprovider (denk aan Mollie of
Buckaroo) of afspraken met een creditcardbedrijf. Uitgangspunt moet het
betaalgemak voor de klant zijn.
Extern of intern?
II Je kunt ook overwegen het beheer van alle facturen uit te besteden aan een
externe dienstverlener. Verder kan het voordeel opleveren als je klanten die
sneller betalen daarvoor beloont met een korting of een cadeau. Denk aan
een reductie op het totale factuurbedrag van vijf of tien procent of aan een
dinerbon bij betaling binnen 14 dagen.
Maak duidelijke afspraken
II Maak vooraf zeker concrete afspraken over de betalingstermijn en zet deze
ook duidelijk op de factuur (niet in piepkleine lettertjes onderaan) en in de
algemene voorwaarden, zodat je daar altijd op kunt terugvallen.
Gratis ondersteuning
ITwijfel je, of gaat er ondanks goede afspraken toch iets mis? Leg het voor aan
Betaalme.nu voor gratis ondersteuning. Betaalme.nu zet zich in voor een snellere
betaling aan mkb-ondernemers en kan bijvoorbeeld helpen bij het invoeren
van digitaal factureren en het optimaliseren van de debiteurenbeheer en incasso.
VRIJDAG 13 DECEMBER 2019
Krijg je facturen
sneller uitbetaald
