13
AUTOMATISERING
'Nu
kunnen
we de
marges
in de
gaten
houden'
Jaarlijks komen vele duizenden bestellingen binnen in de zes webshops van Bema
Beauty Products, waaronder Beautyfashionshop. Via slimme software worden de orders
automatisch in de administratie verwerkt, tot de factuur aan toe. Alleen bevestigen dat
er ook betaald was, het afletteren, gebeurde nog handmatig. Een tijdrovende klus. Nu
gebeurt dat geautomatiseerd en eenvoudiger door Adyen Afletteren. Dat scheelt tijd.
Maar nog belangrijker: Bema Beauty Products weet iedere dag precies hoe de
business ervoor staat. Tekst Kitty Döppenbecker Fotografie Lars Smook
BEAUTY IN MOTIOI
Tien jaar geleden
was er alleen een
schoonheidssalon.
Nu is Bema Beauty
Products de grootste
online aanbieder van
professionele huid
verzorgingsproducten, make-up en
geuren in Nederland. In Duitsland
doet het twaalfkoppige Enschedese
bedrijf het eveneens goed. Zowel in
Nederland als in Duitsland heeft het
bedrijf drie verschillende webshops.
Samen zijn de zes webshops, met een
assortiment van meer dan 20.000
artikelen, goed voor bijna 100.000
bestellingen per jaar. Deze moeten
allemaal snel en foutloos in de admi
nistratie worden verwerkt. Daarvoor
maakt de online beauty
specialist gebruik van Exact. Vervol
gens koppelt het softwareplatform
van dealer4dealer de webshops aan de
boekhouding. ,,Verkooporders gaan
rechtstreeks Exact in. Er staat ook
binnen enkele minuten een factuur
klaar, volgens de lokale btw-regels",
vertelt Sander Smit, e-commerce
manager van Bema Beauty Products.
Actueel inzicht
Een tijdrovende klus bleef echter de
administratieve verwerking van beta
lingen. Smit: ,,Als online bedrijf doe je
zelf de inning niet. Dat gaat via een
payment service provider, zoals
Adyen. Twee keer per maand downlo
adden we een bestand van Adyen met
alle betalingen. Daarna werd via dea-
ler4dealer de match gemaakt met be
stellingen in de administratie." Zo
werd gecontroleerd: welke factuur is
wél en welke niet betaald, het
zogenaamde afletteren. ,,Eigenlijk had
het afletteren iedere dag moeten
gebeuren, maar met zes webwinkels
en zo veel orders was dat te veel
werk." Met de werkwijze ontbrak het
Bema Beauty Products aan actueel in
zicht in de stand van zaken. Smit:
,,Naast de betalingen, hadden we ook
de transactiekosten niet dagelijks in
beeld. Die zijn een belangrijke
kostenpost voor een webshop, net als
de marketing- en verzendkosten."
Dankzij Adyen Afletteren, de nieuwe
integratie tussen dealer4dealer, Exact
en het Adyen platform is dat verleden
tijd.
Dagelijks bijsturen
Bema Beauty Products besloot boven
genoemde softwaremodule van
dealer4-dealer uit te proberen. De
softwaremodule is volledig geautoma
tiseerd - zelfs het betalingsbestand
hoeft niet meer opgehaald te wor-
den,,Daarmee is het niet meer nodig
om betalingsgegevens handmatig te
downloaden. Je kunt ze automatisch
'afletteren', zoals dat heet, en in je
administratie verwerken", zegt René
Albertema, commercieel directeur van
dealer4-dealer. Het proefproject startte
in augustus van dit jaar en is net afge
rond. Smit is erg enthousiast over de
resultaten. ,,De software haalt iedere
nacht per webshop een bestandje met
betalingen op en matcht die met ver
kooporders in Exact. Het werkt per
fect." Het scheelt Bema Beauty Products
zeker een dag werk per maand. Smit:
,,Belangrijker nog: we hebben nu beter
inzicht in onze cijfers. We zien de
boekhouding niet als naslagwerk,
maar willen op dagelijkse basis op de
resultaten sturen. Online retail is een
groeimarkt, maar door de toenemende
concurrentie staan de marges steeds
meer onder druk. We moeten ze goed in
de gaten houden. Dat kunnen we nu." o
O
Dit artikel kwam tot
stand in samen
werking met Adyen.
Meer weten over
Adyen afletteren?
Scan dan de QR-code:
WOENSDAG 4 DECEMBER 2019
Slim automatiseren: tijd
besparen en op marges sturen
