Blendle-manager schrijft handboek
Rick Pastoor liep op
zijn werk vaak achter
de feiten aan. Te vaak,
vond hij zelf. Dus
bedacht hij hoe hij
weer grip kon krijgen.
'Onthou zo min
mogelijk zelf. Leg
alles wat je bedenkt
meteen ergens vast.'
'Als je nu niet
investereert inje
kennis, loop je
straks achter'
'Alles wat in
twee minuten
kan, handel ik
direct af'
7
Veel werkenden kennen
het probleem: je raakt
bedolven onder de e
mail, komt niet toe aan
wezenlijke taken en
een gezonde balans tussen werk
en privé is ver te zoeken, met alle
stress van dien. Blendle-manager
Rick Pastoor (30) schreef een
handboek dat je in een paar stap
pen leert stukken efficiënter te
werken: GRIP, het geheim van slim
werken.
,,Niet de losse onderdelen zijn
nieuw", erkent Pastoor, ,,maar wel
de manier waarop ik die heb ge
combineerd in één toegankelijke
methode die je bij de hand neemt
en stapje voor stapje vooruit
helpt." De hoofdpunten op een rij.
Je agenda is heilig
de hand waarvan je je dag
vormgeeft. ,,Dat klinkt voor
de hand liggend, maar ik zie
zowel jonge mensen als er
varen werknemers werken
zonder enig overzicht. Dan
heb je geen controle over je
werkweek."
Een goede planning geeft
helderheid over de hoeveel
heid tijd die je op een dag
beschikbaar hebt. Agendeer
je belangrijkste taken op een
dag en leg je afspraken vast,
inclusief de reistijd die er
voor nodig is. „Vreemd ge
noeg doen veel mensen dat
laatste niet, waardoor ze
denken op een dag veel meer
tijd te hebben dan in werke
lijkheid het geval is, omdat
die afspraak in Rotterdam
geen uurtje, maar bijna drie
uur kost. Als iemand dan aan
je vraagt of je een bepaalde
klus kunt doen, maak je de
denkfout dat dat nog wel
lukt, maar zit je vervolgens
in de stress."
Overzicht over de tijd die
overblijft tussen bepaalde
werkzaamheden en afspra
ken door, maakt het makke
lijker om nee te zeggen. ,,En
als er plotseling iets acuuts
tussendoor komt, zie je met
een wat je kunt doorschui
ven en naar welke dag."
Bewaar niets meer
in je hoofd
,,Hoe minder je hoeft te
onthouden, hoe minder
stress - zo simpel is het."
Dus leg alles wat je bedenkt
meteen ergens vast, zegt Pas
toor. ,,Ik heb een app op mijn
telefoon waarin ik alles no
teer, bijvoorbeeld actiepun-
ten na een vergadering. Kom
ik iemand tegen of heb ik een
afspraak, dan kan ik eenvou
dig het lijstje oproepen van
wat ik ook alweer moest vra
gen of bespreken."
Op een takenlijst staan de
dingen die hij kan doen op
de momenten dat er geen
afspraken in zijn agenda
staan. ,,Zo'n to-dolijst kan
op papier, maar digitaal is
handiger omdat je dan kunt
ordenen op projecten of
personen. Voor Mac-gebrui-
kers raad ik het programma
Things aan, en Todoist voor
Android ofWindows. Daar
kun je eenvoudig mee begin
nen, ook als je niet zo digitaal
bent ingesteld."
»Maak tijd voor
e-mail
,,De meeste mensen ne
men veel tijd voor e-mail,
maar maken er geen tijd
voor. Daarmee bedoel ik dat
e-mail vaak onze dag bepaalt,
we reageren er de hele dag
door op. Daardoor kom je
niet toe aan wat er écht toe
doet." Het werkt volgens
Pastoor beter als je drie keer
per dag een halfuur reser
veert voor je e-mails en die
dan ook goed leest, want hoe
vaak gebeurt het niet dat ie
mand maar de helft van de
vragen beantwoordt? ,,Alles
wat in twee minuten kan,
handel ik direct af en archi
veer ik. Bij de rest bedenk ik
wat ik ermee moet, ik plan er
ruimte voor in mijn agenda,
laat de afzender weten dat ik
zijn bericht heb gezien en
wanneer ik erop terugkom.
Zo slibt mijn mailbox niet
dicht en hou ik overzicht."
Als Pastoor iemand laat
weten dat hij vrijdag reageert
en hij plant het in voor don
derdag, dan krijgt die per
soon eerder bericht dan ver
wacht en laat Pastoor ook
nog een goede indruk achter.
Blik elke week terug
en vooruit
Elke vrijdag neemt Pastoor de
tijd om na te denken over hoe
zijn week was en wat hij de ko
mende week gaat doen. ,,Zo'n
review doe ik wekelijks, eenmaal
per kwartaal en jaarlijks. Ik blik
terug en vooruit, bedenk wat
wel en niet goed ging, wat ik
anders ga doen en waar ik heen
wil." Die tijdsinvestering betaalt
zich meer dan terug, merkt Pas
toor, omdat je al snel verzandt in
alles wat nu acuut is en de be
langrijke, maar niet-acute werk
zaamheden blijven liggen ter
wijl die op de langere termijn
veel wezenlijker zijn.
Nu niet investeren in je ken
nis, betekent achterlopen in de
toekomst. ,,Niet sporten is nu
niet erg, maar over tien jaar wel.
Als je alleen de urgente dingen
doet, word je niet ontslagen.
Maar als je een salarisverhoging
wilt, moet je vooral de belang
rijke dingen doen."
Pastoor: ,,Als je deze vier stap
pen zet, heb je niet alleen min
der stress, maar ook controle
over je tijd en maak je betere
keuzes. Zo ontstaat ruimte voor
de grote dromen die we allemaal
hebben. Dat hoeft geen hoogdra
vende missie te zijn, maar iets
waar je energie van krijgt; ie
mand die ik ken is naast zijn
werk een website voor lego-ver
huur begonnen, en mijn vader is
begonnen met drumles. Dat
vind ik te gek."
GO ZATERDAG 12 JANUARI 2019
A Rick Pastoor
maakt driemaal
daags tijd voor
het bekijken van
z'n e-mails.
FOTO SHODY CAREMAN
VIVIAN DE GIER
GRIP. Het geheim van slim werken
van Rick Pastoor verschijnt dins
dag bij uitgeverij NZ 19).
Zorg ervoor dat je agenda
het ankerpunt wordt aan
