is passe
io secretaressedag
De
Het is Nationale
Secretaressedag,
maar hoe lang zal
die nog bestaan?
Legt de baas over
een aantal jaren een
bosje bloemen op
zijn tablet? „Als
mijn bezoek is
gearriveerd, krijg ik
automatisch een
sms."
donderdag 19 april 2012
reageren?
nieuwsredactie@wegener.nl
typemiep
door Joost Bosman
Slecht nieuws voor se
cretaresses: u bestaat
niet meer! Althans,
het oude model van
brieven uittypen, de
post openmaken, notu
leren en de agenda van de baas bij
houden is rap aan het uitsterven.
Misschien geen leuke boodschap
op deze Secretaressedag. Maar er is
ook goed nieuws: de secretaresse
nieuwe stijl is hard in opkomst.
Door de voortschrijdende tech
niek zijn veel taken makkelijker en
sneller uit te voeren (ook door de
baas zelf) en kan de secretaresse
zich wijden aan ander, uitdagen
der werk. Ze (98 procent van het
aantal secretaresses is nog altijd
vrouw) heet tegenwoordig dan
ook 'executive assistant' of'office
manager' en houdt zich bezig met
'corporate governance'.
Léontine de Koning is oprichter/
eigenaar van het bedrijf #Ontsecre-
taressen dat secretaresses begeleidt
naar nieuwe functies. Met een
knipoog naar de Nationale Secreta
ressedag, leidde ze afgelopen maan
dag een evenement onder de veel
zeggende naam 'Ontsecretaresse-
dag'. De Koning wil secretaresses
wakker schudden en vertellen dat
hun taakopvatting drastisch moet
veranderen. Dat ze daarmee succes
vol is, bleek uit het feit dat er meer
dan tweehonderd secretaresses op
het evenement afkwamen. Ter ver
gelijking: vorig jaar verschenen er
nog maar 35. Het besef dat de tij
den veranderen, lijkt sterk. De Ko
ning: „Er zijn managers die niet
eens meer willen dat hun secreta
resse hun telefoon opneemt. Ver
gis je niet, ook de directeur die
een klassieke secretaresse wil,
sterft uit. Want hij kan het met
zijn eigen smartphone of tablet
wel af"
Bij Afas in Leusden zijn ze, zoals
verwacht mag worden van een
software-ontwikkelaar, al heel ver
in de automatisering van alle be
drijfsprocessen. Dus daar geen re
ceptionisten meer en geen secreta
resses. „Als mijn bezoek is gearri
veerd, krijg ik automatisch een
sms of e-mail", grinnikt directeur
Herman Zondag. Het grote voor
deel van de automatisering: recep
tionisten en secretaresses kunnen
veel leukere dingen gaan doen. „Je
moet ze niet wegsaneren, maar
nuttigere functies geven."
Maar die taken moeten dan wel
op hen toegesneden zijn. Niet iede
re secretaresse heeft het in zich
om zich ineens met, pakweg, per
soneelszaken of marketing te gaan
bezighouden. Wat moet je als je
dertig jaar geleden je secretaresse
opleiding hebt gedaan en nu in
eens moet opereren op één of
twee niveaus hoger?
Léontine de Koning erkent dat er
een kloof dreigt. „Er zit veel 'ver
vuiling' in het secretaressenbe-
roep. Naast de klassieke roc-oplei-
ding of Schoevers, werken er bij
de grotere bedrijven directie-secre
taressen met een algemene
hbo-opleiding of hoger", zegt De
Koning. Voor hen zal het een stuk
gemakkelijker zijn om het notule
ren en brievenschrijven te laten
voor wat het is en door te stro-
'Secretaresses zijn pareltjes
voor een bedrijf door hun
accuratesse en kennis'
men. Maar voor de lager opgeleide
groep wordt dat moeilijker. „We
moeten keihard werken om hen
op te vangen", zegt De Koning.
Het probleem is volgens haar dat
veel secretaresses van de oude
stempel dienend werken en juist
daardoor moeilijk een andere
baan zullen vinden. „Ze hebben
nooit geleerd buiten hun kaders te
denken en tonen daardoor weinig
initiatief Willen ze door meer op
leidingen ander werk binnen het
bedrijf vinden, dan moeten ze
daar zelf achteraan. Want als je je
mond niet opentrekt als secretares
se, gebeurt er niets."
Wat De Koning steekt, is dat de
meeste organisaties en bedrijven
niet investeren in het concept se
cretarie. „En dat is jammer. Secreta
resses en office managers hebben
veel talenten die nuttig zijn voor
het bedrijf Het zijn verborgen pa
reltjes door hun accuratesse en
hun kennis van het hele bedrijf"
Het toverwoord lijkt specialisatie.
Daaraan zal iedere traditionele se
cretaresse moeten geloven. „Maar
tegenwoordig geldt dat voor elke
beroepsgroep", beseft De Koning.
Veel zal volgens haar afhangen van
de opleidingen. Die lopen nog wel
eens achter bij de realiteit, consta
teert De Koning. „Veel managers
nemen tegenwoordig zelf de tele
foon op, terwijl je bij sommige op
leidingen nog steeds het vak 'zake
lijk bellen' krijgt."
Directeur Joyce Steenveld van
Schoevers, dat al sinds mensenheu
genis secretaresses opleidt, ziet de
uitdaging waarvoor haar instituut
gesteld staat. „De opleiding is na
tuurlijk cruciaal om op de nieuwe
ontwikkelingen in te spelen. We
luisteren wat dat betreft ook goed
naar wat het bedrijfsleven nodig
heeft." Maar evenals De Koning
vindt ook Steenveld dat werkge
vers te weinig opleidingsbudget be
groten voor managementonder
steuning, terwijl voor bijvoorbeeld
marketingopleidingen wel geld
wordt vrijgemaakt. Toch mag van
de secretaresse ook een investering
worden gevraagd, stelt Steenveld.
„Als je baas vraagt of je meer uitda
gendere dingen wilt doen, is dat
een kans die je moet grijpen."
Daartoe biedt Schoevers naast een
brede basisopleiding op zowel
mbo- als hbo-niveau steeds meer
specialisaties om aan de nieuwe
ontwikkelingen het hoofd te bie
den. „Er wordt steeds meer een be
roep gedaan op de talenten van on
ze doelgroep. En dat is ook goed
voor het imago van secretaresses.
Want steeds meer wordt erkend
dat ze van veel meer waarde zijn
dan eerder werd gedacht."
En de Nationale Secretaressedag,
moet die nog wel blijven? Léonti
ne de Koning vindt van niet. „Een
opiniepeiling op internet gaf aan
dat 70 procent van de secretaresses
ervan af wil. Een functie die zo
sterk verandert, moet je niet lan
ger op de kaart zetten. En zeker
niet met een verplicht bloemetje.
Het is een beetje beledigend. Weet
je dat ik als secretaresse ooit mijn
eigen bloemen moest bestellen,
die ik van mijn baas vervolgens in
handen kreeg gedrukt."
