Een goed personeelsdossier levert geld op
dossier
Tien vuistregels
Als een ondernemer te ma
ken krijgt met het ontslag
van een werknemer is dossierop-
bouw van essentieel belang. Vol
gens advocaat Jan Gerrit Kroon
van Kroon Partners Advocaten
kan een goed dossier zelfs geld
opleveren. Daarom gaf hij on
langs met zijn collega Jurgen van
Asten een seminar over perso
neelsdossiers. Ruim 75 onderne
mers bezochten de leerzame bij
eenkomst in Hotel Princeville.
"Waar het eigenlijk allemaal op
neerkomt: communiceer goed en
leg alles vast", stelt Kroon.
door Peter de Jong
BREDA - Kroon en zijn collega's
zijn specialisten in ondernemings- en
arbeidsrecht. "Dat raakt 95 procent
van de dagelijkse gang van zaken in
een onderneming", stelt de advocaat,
die drukke tijden beleeft. "Toch
heeft de economische crisis niet voor
een extreme drukte gezorgd. Veel on
dernemingen hebben de afgelopen ja
ren gekozen voor het inhuren van
personeel, waardoor ze flexibeler kon
den werken. Daarmee hebben ze veel
risico's afgewend op andere bedrijven
en op bijvoorbeeld zzp'ers."
In de dagelijkse praktijk van het Bre
dase kantoor blijkt vaak het belang
van een goed personeelsdossier.
"Werkgevers krijgen vaak het verwijt
dat ze niet genoeg hebben vastgelegd.
De werknemer heeft een zwakkere
positie. In het recht geldt: wie stelt,
bewijst. Dus moet de werkgever kun
nen aantonen dat een personeelslid
bijvoorbeeld altijd te laat kwam of
niet functioneerde. Als je dat niet
kunt aantonen, krijg je geen ontslag
vergunning of ontbinding. Of er
wordt er een hoge ontslagvergoeding
toegekend"
Toch zijn er veel ondernemers in Ne
derland die het vastleggen van gege
vens in een dossier lastig vinden. "Dat
zit niet in onze cultuur. Veel ondeme-
Jan Gerrit Kroon legt ondernemers uit hoe ze met hun personeel moeten omgaan..
Foto: Kees Bennema
mers denken dat ze door een schrifte
lijke bevestiging juist een conflict
creëren. Toch is dat noodzakelijk en
kan het bijvoorbeeld ook in een
e-mail. Dat is al voldoende. Het gaat
erom dat je kunt laten zien dat een
werknemer bijvoorbeeld bepaalde
kwaliteiten mist en waar hij of zij zich
kan verbeteren", legt Jan Gerrit
Kroon uit. "Ondernemers hoeven
ook niet bang te zijn dat een schrifte
lijke bevestiging leidt tot een conflict
waarna de werknemer zich ziek
meldt. Dat werkt echt niet meer zo
Jurgen van Asten.
Foto: Kees Bennema
gemakkelijk. Bedrijfsartsen hebben
ook hun richtlijnen. Die verklaren
niet zomaar een werknemer overspan
nen om' hem of haar maandenlang
thuis te laten zitten."
Financieel belang
"Voor de werkgever is er ook een fi
nancieel belang. Als een werknemer
de rechter ervan weet te overtuigen
dat er sprake is van een verstoorde ar
beidsverhouding, dan wordt meestal
de kantonrechterformule toegepast.
Als de werkgever zijn gelijk kan be
wijzen, zal het bedrag lager uitvallen.
Dat is dus een wezenlijk financieel be
lang. Nog beter is het om te voorko
men dat een gang naar de rechter
noodzakelijk wordt."
Communicatie
Volgens Kroon komt het eigenlijk al
lemaal neer op twee dingen: "Com
municeer goed en leg alles vast. Dat
hoeft echt niet in een brief die de
werknemer ondertekend terugstuurt.
Je kunt ook in een e-mail constateren
dat iemand voor de zesde keer te laat
op zijn werk is gekomen en hem er
op wijzen dat bij een volgende keer
ontslag volgt. Als dat net de bouwvak
ker is die met zijn bus vier collega's
ophaalt of degene die de winkel
opent, is dat extra vervelend. Dan ver
stoort zo iemand de bedrijfsprocessen
en is ontslag snel gerechtvaardigd."
Wat moet er in een dossier zitten?
Kroon: "Eigenlijk is het de levenslijn
van de arbeidsrelatie, waarin je alle af
spraken vastlegt. Dat begint al in de
proeftijd en loopt, via de beoorde
lingsgesprekken, brieges, door tot de
beëindiging. Er kan meer dan men
vaak denkt. Doel van bijvoorbeeld de
proeftijd is elkaar beter te leren ken
nen en te kijken of iemand geschikt
is. Als iemand niet geschikt is, moet
je dat gewoon melden en afscheid ne
men. Vaak zie je bij conflicten dat
werkgevers eigenlijk al in de proeftijd
wisten dat iemand niet echt geschikt
was. Je kunt als werkgever beter be
ginnen een contract van bijvoorbeeld
een halfjaar met een maand proeftijd,
vervolgens een jaar en dan anderhalf
jaar. De wet Flexibiliteit en Zeker
heid biedt die ruimte. Als onderne
mer moet je die ruimte ook benut
ten."
Preventie
"Heel vaak wordt daar pas over nage
dacht als er een conflict is. Het gaat
dikwijls mis terwijl het in negen van
de tien gevallen is op te lossen of vei
lig te stellen. Als een werkgever twij
felt, kan hij beter een deskundige bel
len om te vragen of hij^een contract
veilig kan verlengen. Uitzendcontrac-
ten tellen dan ook mee. Preventie is
in zulke gevallen altijd beter. Voorko
men is goedkoper dan genezen."
Er zijn veel potentiële struikeldraden,
weet Kroon. "Met gezond verstand
vermijd je veel risico's. Wij zijn gespe
cialiseerd in deze materie. Een mana
ger van een bedrijf heeft andere spe
cialiteiten. Die kan wel in deze zaken
duiken, maar dat kost veel tijd. Wij
kunnen als specialisten efficiënter wer
ken en kwaliteit bieden. We zijn kwa
litatief goed en werken snel en effi
ciënt. Daardoor kunnen we ons uurta
rief laag houden. Als je een goed dos
sier hebt opgebouwd, bespaart je dat
vaak de kosten van een gang naar de
rechter. Als ondernemer kun je beter
proberen de emotie erbuiten te laten
en een kosten-batenanalyse maken.
Een beetje te laat komen of een ruzie
is geen argument voor een rechter
om af te wijken van de kantonrechter
formule. Als de rechter daarvan wil af
wijken, moet de rechter er 'in over
wegende mate' van overtuigd zijn dat
er iets aan de hand is. Overtuigen doe
je alleen met een goed dossier.'
Voor meer informatie:
www. kroon-partners. nl
Kroon Partners Advocaten
heeft tien vuistregels opgesteld
voor een goede opbouw van
personeelsdossiers.
1Goede dossieropbouw start al in
de aanvangsfase van de arbeids
overeenkomst en niet pas wanneer
het fout gaat.
2. Verleng niet zonder meer con
tracten indien u twijfels heeft over
het functioneren van een werkne
mer.
3. Wees voorzichtig met toezeg
gingen; u kunt eraan gehouden
worden.
4. Uit u kritisch wanneer u reden
hebt en laat die kritiek ook blijken
in het beoordelingsformulier. Ge
bruik voorbeelden.
5. In geval van een verbetertraject:
bouw evaluatiemomenten in en
houdt u daaraan.
6. Ga moeilijke gesprekken niet
één op één aan.
7. Maal van alle belangrijke ge
sprekken verslagen en stuur die
ook naar de werknemer.
8. Kies afhankelijk van de situatie
de meest geschikte wijze van dos
siervorming en realiseer u dat ook
uw werknemer aan dossierop
bouw kan werken.
9. Handel bij ziekte en/ of con
flict (pro-)actief.
10. Schakel P&O tijdig in zodat
noodzakelijke acties kunnen wor
den ingezet of zo nodig extern ad
vies kan worden ingewonnen.
