ZeeYou nu officieel
(S) PreSoft
congresbureau
column
|4«e0,.euven
vi«iexl„e0
Spelregels voor een
onbelaste kostenvergoeding
03
Vlnr: Chris den Dekker, David Luteijn, Maria le Roy, Cees van Liere en Balth Roessing
Zeeland wordt in gezamen
lijkheid gepromoot als zake
lijke bestemming via het onlangs
opgerichte Congresbureau Zee
land 'ZeeYou'. Het bureau is
sinds kortofficieel', wordt breed
gedragen door 6 alle eilanden' en
is in het leven te roepen, met
steun van de provincie Zeeland,
Economische Impuls Zeeland en
het Zeeuwse bedrijfsleven.
door Henk van de Voorde
RENESSE - De aanloop om tot het
Zeeuws congresbureau was behoor
lijk lang. „Stap voor stap werd er in
vulling gegeven aan het businessplan.
Naar onze mening in een veel te laag
tempo, maar het was niet anders. We
konden geen ijzer met handen bre
ken en hadden te weinig financiering
voor handen om zaken sneller in te
vullen. Wel werden er studiereizen
en symposia georganiseerd, veel publi
citeit in vakbladen gegenereerd, een
brochure en een website ontwik
keld", zei een van de oprichters,
Chris den Dekker.
Een van de eerste activiteiten van
ZeeYou is het seminar Onderne
men in turbulente tijden' op 6 april
in Our Seaside in Renesse. Gastspre
ker is de Belgische oud- politicus en
econoom Mare Eijskens. Kaarten hier
voor zijn voor 100,- p.p. verkrijgbaar
bij het congresbureau
(info@zeeyou.nl). Aan het eind van
de openingsceremonie draafden vijf
Zeeuwse trekpaarden langs de kust
lijn over het strand met vlaggen van
ZeeYou, waarna het culinair genie
ten was dankzij een buffet met
Zeeuwse streekproducten.
Het Zeeuws congresbureau zal Zee
land als zakenmarktbestemming pro
moten. Daarbij is ook een samenwer
king tot stand gekomen met het Ne
derlands Bureau voor Toerisme
Congressen. Inmiddels heeft het
Zeeuws congresbureau 49 deelne-
ICT vacatures op onze website
Internet Intranet Software Advies
Wijngaardstraat 51 T: 0113-222800
4461 DB Goes F: 0113-211800
E: infp@presoft.nl
I: www.presoft.nl
Foto: ZeeYou
mers, die geschikt worden geacht
voor de zakenmarkt, variërend van
verblijfs-, congres- en vergaderaccom
modaties tot en met organisaties voor
strandactiviteiten ((kite-) surfen, vlie
geren, beachgolf, bruine vloot en heli-
koptervluchten.
Zeeland wordt van oudsher geassoci
eerd met zon, zee en strandvakanties.
In de stillere perioden buiten het toe
ristenseizoen, heeft Zeeland voldoen
de mogelijkheden om de zakenmarkt
op te vangen.
Restaurants
Daarnaast heeft Zeeland de meeste
Michelin-sterrenrestaurants van alle
Nederlandse provincies, waaronder
restaurant Oud Sluis te Sluis met
3-sterren en Inter Scaldis te Kruinin-
gen met twee sterren. Restaurant
Oud Sluis van chef-kok Sergio Her
man behaalde in 2005 zijn derde Mi-
chelinster en heeft de topstatus tot en
met de dag van vandaag weten te con
solideren. Naast Oud Sluis, dat bin
nen afzienbare tijd zal uitbreiden, be
schikt alleen De Librije uit Zwolle
over drie Michelin sterren. De Miche-
lin sterren worden door restaurants
beschouwd als dé kroon op het harde
werk en tegelijkertijd als grote blijk
van waardering en kwaliteit.
Zeeland kent een zeer gunstige
prijs-kwaliteitverhouding in vergelij
king tot andere steden. Vergaderarran
gementen zijn in Zeeland gemiddeld
bijna veertig procent goedkoper. Zee
land is bovendien goed bereikbaar
per openbaar vervoer, in het bezit
van een vliegveld (zakenvliegtuigen
tot tien personen) en is gunstig gele
gen tussen de Randstad en België.
Het Zeeuws congresbureau helpt op
drachtgevers gratis bij het vinden van
geschikte locaties en kan ook waar no
dig de complete organisatie van con
gressen en seminars uit handen ne
men. Balth. Roessingh van Junction
Communication nam ruim twee jaar
geleden het initiatief om te komen
tot een Zeeuws congresbureau. Hier
bij werd een samenwerking gezocht
met de Zeelandhallen te Goes. Inmid
dels is het bureau volledig zelfstandig
met financiële steun van de provincie
Zeeland, Economische Impuls, diver
se aandeelhouders en het Zeeuwse be
drijfsleven. Het bureau heeft tot nu
toe kans gezien om diverse vergade
ringen en congressen naar Zeeland te
halen zoals van KLM, Slow Food Ne
derland, het Wachttoren Genoot
schap, Slotmanifestatie van IPY-NL
(International Polar Year Nederland).
mr. Anja Zandee-Dingemanse
is fiscalist en als partner verbonden
aan DRV Accountants en
Belastingadviseurs,
vestiging DRV Middelburg
a.zandee@drv.nl
Een vaste kostenvergoeding is natuurlijk een stuk gemakkelijker dan het con-
troleren en uitbetalen van gedeclareerde bonnetjes. Maar houdt u zich wel
aan de spelregels. Want met een berekening uit de losse pols loopt u kans op
handhaving met strakke hand door de Belastingdienst.
In 2008 en opnieuw in januari van dit jaar heeft de Hoge Raad duidelijk ge
maakt dat een vaste kostenvergoeding alleen maar onbelast kan worden uit
betaald, indien de vergoeding vóórdat hij wordt verstrekt, naar aard en om
vang is gespecificeerd. Met andere woorden, er dient een onderbouwing van
de vaste kostenvergoeding in uw administratie aanwezig te zijn.
Sinds jaar en dag is het de praktijk dat, indien bij een looncontrole blijkt dat de
verstrekte vaste kostenvergoeding bovenmatig is, u als werkgever in de gele
genheid wordt gesteld alsnog te bewijzen dat de vaste kostenvergoeding niet
bovenmatig is. Daar heeft de rechter dus duidelijk een einde aan gemaakt.
Heeft u géén onderbouwing, dan loopt u bij een boekenonderzoek het risico
dat de vaste kostenvergoeding volledig en per direct worden geschrapt. U
krijgt dus niet meer de mogelijkheid om nader bewijs aan te voeren. Dit heeft
tot gevolg dat de uitbetaalde kostenvergoedingen worden aangemerkt als
loon. Hierover moet u dan alsnog loonheffing betalen. Daarnaast loopt u het
risico dat aan u een forse boete wordt opgelegd.
De Belastingdienst heeft de mogelijkheid om tot vijf jaar terug te corrigeren
Hoe maak ik een onderbouwing?
Een vaste kostenvergoeding moet per kostensoort worden gespecificeerd. Per
kostensoort dient in de onderbouwing een bedrag te worden opgenomen.
Het maken van een onderbouwing lijkt eenvoudiger dan het is. Het is op zich
heel eenvoudig om enkele kostensoorten en bedragen op een rijtje te zetten.
Het moet echter wel aannemelijk zijn dat de werknemer ook daadwerkelijk
deze kosten maakt. En dat u die kosten ook daadwerkelijk belastingvrij mag
vergoeden. Denk bijvoorbeeld aan de kosten van de auto, consumpties en
telefoon. Welke kosten u mag vergoeden, kan ook nog per werknemer
verschillen.
Steekproef
De beste manier om een vaste kostenvergoeding te onderbouwen is door het
houden van een steekproef. Een steekproef houdt in dat de werknemers ge
durende een bepaalde periode (meestal drie maanden) de door hem gemaak
te zakelijke kosten bijhoudt (bonnetjes verzamelen!).
Het op voorhand houden van een steekproef is niet verplicht. U kunt volstaan
met een specificatie naar aard en omvang. Twijfelt de Belastingdienst, dan kan
zij alsnog een steekproef eisen waarmee u kunt aantonen dat de vergoeding
reëel is.
Geeft u kostenvergqedingen die zijn vastgelegd in de CAO? Ook dan moet u
aantonen dat de vergoeding niet bovenmatig is. Houd ook dan een steek
proef.
Slot
Veel werkgevers gaan in de praktijk nog steeds slordig om met de vaste kos
tenvergoedingen. De Belastingdienst controleert streng of u aan alle eisen vol
doet. U bent gewaarschuwd!
Wilt u meer weten? Meldt u zich dan aan voor een één uur durende
presentatie via communicatie@drv.nl
DRV
ACCOUNTANTS EN BELASTINGADVISEURS
DRV Accountants en Belastingadviseurs is met een team van
400 medewerkers en 10 vestigingen in Zuid-Holland, Zeeland en
West-Brabant een inspiratiebron voor nuchtere ondernemers.
